Jf. arkivforskrifta §4 skal; «alle offentlege organ til kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal og vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet». I riksarkivarens forskrift § 1-1 om arkivplan er det skildra eit minste krav til arkivplanen sitt innhald.

Den øvste leiinga i organet må sjå til at arkivarbeidet blir omfatta av organets internkontroll, jf. arkivforskrifta §4. I Masfjorden kommune er dette ein del av det ansvaret som er lagt til rådmann etter kommunelova § 23 nr. 2 andre punktum.

Formål

Formålet med arkivplanen er at den skal vere Masfjorden kommune sitt kvalitetssystem for arkivdanning og arkivforvalting, og såleis eit viktig internt arbeidsredskap og styringsverktøy.

Arkivplanen gjev bindande retningsliner for handsaming av all informasjon og dokumentasjon i Masfjorden kommune. Tilsette på tenestetorget og sakshandsamarar i kommunen er forplikta til å halda seg orientert om arkivplanen sitt innhald, og følgje dei retningslinjer og rutinar som planen inneheld.