Jf. riksarkivarens forskrift §1-1 (2) b skal kommunen sin arkivplan innehalde rutiner for dokumentfangst, journalføring, tilgangsstyring og kvalitetssikring av arkivene, jf. forskrift om offentlege arkiv § 12. 

Det interne regelverket skildrar når ei oppgåve skal utførast, korleis denne skal utførast og kven (rolla) som har ansvar for dei ulike delane i oppgåveprosessen.