|
Arkivrutinar for Feios skule - Vik kommune Daglege post- og arkivrutinar Posten blir henta av sentralarkivet, og saksposten blir opna og registrert i Acos. Saksarkivet er fullelektronisk, og dokumenta blir difor oppbevart i godkjent arkivrom og sletta etter omlag eitt år. Personleg adressert post blir lagt i posthylla til Feios skule. Faktura blir levert til skanning på kommunekassa. 1. Sakspost Sakspost skal registrerast i Acos Websak. Dersom sakspost vert levert direkte til skulane, skal denne posten sendast til sentralarkivet for registrering. All utgåande sakspost skal skrivast/registrerast i Acos Websak. E-post skal hansamast som vanleg post, og skulen kan sjølv registrere inngåande e-post direkte i Acos WebSak, på elevmappa. E-post som inneheld personopplysningar eller sensitiv informasjon skal slettast frå innboksen etter overføring til Acos. Den same rutina gjeld også for meldingar motteke på telefon. 2. Elevdokument Arkivverdig post som vert sendt/motteke av lærarane eller andre tilsette på skulen, og som gjeld enkeltelevar, skal registrerast på elevmappa i Acos. Elektronisk elevmappe i Acos skal innehalde: Gjeld alle elevar: - Resultat frå kartleggingsprøvar og nasjonale prøvar - Vurderingsskjema etter foreldresamtalar / elevsamtaleskjema (haust/vår) - Varslingsbrev sendt til heimen (vurderingsgrunnlag, orden/åtferd, fråver) - Notat skrive av tilsette på skulen ( hendingar / observasjonar / telefonsamtalar) - Alle brev som gjeld enkelteleven (heim – skule, instansar) - Fråverssøknader Tillegg for elevar med rett til tilpassa opplæring: - Tilråding frå PPT - Søknad om ekstra timeressurs - Vedtak om tilpassa opplæring - IOP med halvårsvurderingar Registrering av elevar, karakterar og vitnemål blir registrert elektronisk i fagsystemet Visma Flyt Skule. Det er automatisk integrasjon mot Acos, som har godkjent arkivkjerne. 3. Klassedokument Oversikt over elevar, og elevar med SFO-tilbod, skal dokumenterast i eiga sak i Acos. Det skal opprettast klassemapper per klasse, som skal fylgje klassen gjennom alle skuleåra. Klassemappa skal innehalde: - Alle brev og skriv som gjeld klassa - Informasjonsskriv som vert sendt til klassa - Referat frå alle foreldremøte (haust / vår) - Dokument som gjeld klassemiljøet - Klasseresultat på gjennomførte klassemiljøundersøkingar (t.d. trivselsundersøkingar / mobbeundersøkingar) - Notat skrive av tilsette på skulen (t.d. om hendingar / tiltak som vert sett i verk) 4. Andre postrutinar - Politiattestar skal sendast til sentralarkivet, etter at attesten er kontrollert. Kvar skule lagar eiga oversikt over tilsette, og kor tid politiattest er levert. Attesten blir registrert i Acos, ved at det blir skanna inn standardarket "politiattest levert". Politiattesten blir makulert. - Dokument som gjeld tilsette, skal sendast sentralarkivet, og arkiverast på elektronisk personalmappe i Acos. - Innskriving av nye elevar og flyttemeldingar skal journalførast i Acos WebSak |