Oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, sakshandsamarar og leiarar

  Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, sakshandsamere og leiare

Hjelpetekst:

 
 
 

Synlig i arkivplan.no

 

Arkivtenesta har ansvar for å;

motta, åpne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post.

  • opprette nye arkivsaker i samband med journalføring.
  • kvalitetsikre at sakshandsamar si registrering er korrekt.
  • kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året.
  • kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv.
  • betjene utlån frå arkiv.
  • arkivere.
  • journalføre eigenproduserte dokument.
  • frankere utgåande post.

Sakshandsamer har ansvar for å;

  • Levere personleg adressert post , anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post , til sentralarkiv for journalføring.
  • Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystemet WebSak.
  • Kontrollere at riktig offentleghetsvurdering er gjort.
  • All dokumentproduksjon i et fagsystem (WebSak, Acos Barnevern, CosDoc, Visma PPI o.l.)
  • Avskrive inngående og interne dokument som er handsama.
  • Utgående brev vert ekspedert i fokus eller hvis det er brev skal det leggast i konvolutt og leverast til frankering.
  • Frå jan. 2017 har kommunen teke i bruk SvarUt for å ekspedera post digitalt og sikkert.
  • Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama.

Leiar har ansvar for å;

  • gjennomgå og fordele post til rett sakshandsamer.
  • gjennomføre offentleghetsvurdering.
  • sjå til at restanselister vert følgd opp.
  • bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken.